อีเมลภาษาอังกฤษที่ชัดเจนจะมี 4 ส่วนง่ายๆ ได้แก่ หัวข้ออีเมล (subject line), คำทักทาย (greeting), เนื้อหาข้อความ (message) (มักจะเป็นคำขอที่ชัดเจนเพียงเรื่องเดียว) และคำลงท้าย (sign-off) หากคุณเขียนทั้ง 4 ส่วนนี้ได้อย่างถูกต้อง คุณจะดูเป็นมืออาชีพในทุกกล่องข้อความ คู่มือนี้จะช่วยแนะนำวลีที่เป็นธรรมชาติสำหรับแต่ละส่วน ตั้งแต่แบบเป็นกันเองไปจนถึงแบบทางการ พร้อมทั้งข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ที่ควรหลีกเลี่ยง
หัวข้ออีเมลและคำทักทาย
เขียนหัวข้ออีเมลให้สั้นและเฉพาะเจาะจง หัวข้ออย่าง "Question about Friday's meeting" (คำถามเกี่ยวกับการประชุมวันศุกร์) นั้นดีกว่าคำว่า "Hi" หรือ "Important!" เสมอ เพราะผู้รับควรจะรู้ว่าเนื้อหาข้างในเกี่ยวกับอะไรก่อนที่จะเปิดอ่าน
จากนั้นเลือกคำทักทายให้เหมาะสมกับผู้รับ:
| คำทักทาย | ระดับภาษา |
|---|---|
| Hi Ana, | แบบมาตรฐานสำหรับคนทำงาน (ใช่แล้ว ตอนนี้คำว่า "Hi" ถือว่าสุภาพและเป็นมืออาชีพแล้ว) |
| Hello team, | เขียนถึงกลุ่มคนหรือทีมงาน |
| Dear Ms. Chen, | แบบทางการ หรือการติดต่อกันครั้งแรก |
| To whom it may concern, | ทางเลือกสุดท้าย เมื่อคุณไม่ทราบชื่อผู้รับ |
คำขึ้นต้น
การเขียนประโยคทักทายสั้นๆ ที่เป็นมิตรประโยคหนึ่งก่อนจะเข้าประเด็นถือเป็นเรื่องปกติในภาษาอังกฤษ แต่พยายามเขียนให้สั้นเข้าไว้
| วลี | โทนเสียง |
|---|---|
| I hope you're doing well. | ปลอดภัยและเป็นมาตรฐานที่สุด |
| Hope your week's going well. | อบอุ่น เป็นกันเองเล็กน้อย |
| I'm writing about... | เข้าประเด็นทันที (แบบนี้ก็ใช้ได้ดีเช่นกัน) |
วลี "I hope this email finds you well" กลายเป็นวลีที่ซ้ำซากจำเจไปหน่อย (บางคนถึงกับเอาไปล้อเลียนกันเลยทีเดียว) มันไม่ได้ผิดอะไร แต่การเปลี่ยนไปใช้คำอื่นบ้าง (เช่น "Hope you had a good weekend") หรือแค่เข้าประเด็นไปเลย จะฟังดูสดใหม่และมีความเป็นมนุษย์มากกว่า
การเขียนคำขออย่างชัดเจน
อีเมลส่วนใหญ่เขียนขึ้นเพื่อขอความช่วยเหลือในเรื่องใดเรื่องหนึ่งเป็นหลัก จงเขียนบอกไปตรงๆ และระบุเดดไลน์หากมี
| วลี | สถานการณ์ที่ควรใช้ |
|---|---|
| I'm writing to ask... | บอกจุดประสงค์ของคุณ |
| Could you send me the file by Friday? | คำขอที่ชัดเจนและระบุวันเวลา |
| Just following up on my email from Monday. | การทวงถามอย่างสุภาพ |
| Let me know if you have any questions. | คำลงท้ายที่เป็นมิตรหลังจากแจ้งคำขอ |
วลี "Just following up" คือวลีที่คุณควรจำไว้ใช้ นี่คือวิธีมาตรฐานที่สุภาพในการติดตามผลหรือทวงถามคำตอบโดยไม่ดูเป็นการเร่งรัดจนเกินไป ไม่ว่าคุณจะกำลังรอคำตอบจากเพื่อนร่วมงานหรือจากบริษัทอื่นก็ตาม
ไฟล์แนบและระดับภาษา
เมื่อคุณต้องการแนบไฟล์ วลี "I've attached the report" จะฟังดูเป็นธรรมชาติที่สุด คุณอาจจะเคยเห็นวลีที่เป็นทางการมากๆ อย่าง "Please find attached" ซึ่งการรู้ความหมายไว้ก็เป็นเรื่องดี แต่คุณไม่จำเป็นต้องเขียนแบบนั้น เพราะมันอาจจะฟังดูแข็งทื่อเกินไป
เก็บคำย่อแบบที่ใช้พิมพ์แชทไว้ใช้ในแชทเท่านั้น คำว่า "u," "thx," "gonna," และตัวพิมพ์เล็กอย่าง "asap" ล้วนดูเป็นกันเองเกินไปสำหรับใช้ในที่ทำงาน แต่มีตัวย่อพิมพ์ใหญ่บางคำที่ยอมรับให้ใช้ได้ในอีเมลธุรกิจ ได้แก่ FYI (for your information - แจ้งเพื่อทราบ), ASAP (as soon as possible - เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้), EOD (end of day - ภายในสิ้นวัน) คู่มือ คำย่อภาษาอังกฤษสำหรับพิมพ์แชท ของเราได้แยกแยะคำย่อที่ปลอดภัยสำหรับใช้ในที่ทำงานออกจากคำอื่นๆ ไว้ให้คุณแล้ว
คำลงท้าย
คำลงท้ายของคุณควรสอดคล้องกับระดับความทางการของอีเมล นี่คือลำดับคำลงท้ายง่ายๆ ตั้งแต่แบบทั่วไปที่ปลอดภัยไปจนถึงแบบเฉพาะเจาะจง:
| คำลงท้าย | สถานการณ์ที่ควรใช้ |
|---|---|
| Best, / Best regards, | คำลงท้ายมาตรฐานที่ปลอดภัยสำหรับใช้ได้เกือบทุกสถานการณ์ |
| Kind regards, | แบบทางการ (นิยมใช้ในฝั่งสหราชอาณาจักรมากกว่าเล็กน้อย) |
| Thanks, / Thanks so much, | ใช้เมื่อคุณกำลังขอความช่วยเหลือในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง |
| Cheers, | แบบเป็นกันเอง (นิยมใช้ในสหราชอาณาจักรและออสเตรเลีย) |
จากนั้นตามด้วยชื่อของคุณ สำหรับการเขียนอีเมลครั้งแรกถึงคนที่ไม่รู้จัก การใช้ "Best regards" ถือเป็นตัวเลือกที่ไม่เคยพลาด
ลองดูตัวอย่างข้อความสั้นๆ เดียวกันนี้ในแบบเป็นกันเองและแบบทางการ เพื่อให้คุณเห็นความแตกต่างชัดเจนยิ่งขึ้น:
| แบบเป็นกันเอง | แบบทางการ |
|---|---|
| Hi Ana, Quick one — can you send Friday's notes? Thanks so much! Best, Sam | Dear Ms. Chen, I'm writing to ask whether you could send me the notes from Friday's meeting. Kind regards, Sam |
เรียนรู้ภาษาอังกฤษอย่างต่อเนื่อง
อีเมลคือจุดที่ทักษะการเขียนภาษาอังกฤษของคุณจะถูกประเมิน ดังนั้นการใช้วลีที่น่าเชื่อถือเพียงไม่กี่วลีก็ช่วยได้มากแล้ว ฝึกฝนคำขึ้นต้น คำขอ และคำลงท้ายเหล่านี้ในแอป Pretalk และฝึกฝนไวยากรณ์ที่จะช่วยให้ประโยคของคุณสละสลวยด้วย คู่มือไวยากรณ์ภาษาอังกฤษ ฟรีของเรา
